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如何做好工作汇报PPT

时间:2022-05-12 08:24  作者:admin  来源:未知  查看:  
内容摘要:作为呼叫中心的管理者,除了每天要面对忙碌而繁杂的工作外,我们还要定期通过PPT的形式,向上级领导、向合作伙伴,甚至向客户汇报我们的阶段性工作情况,往往到了这个时候,大家就会两眼摸黑,不知道该从何写起。辛辛苦苦做了很多工作,但就是写不出来,造成...

  作为呼叫中心的管理者,除了每天要面对忙碌而繁杂的工作外,我们还要定期通过PPT的形式,向上级领导、向合作伙伴,甚至向客户汇报我们的阶段性工作情况,往往到了这个时候,大家就会两眼摸黑,不知道该从何写起。辛辛苦苦做了很多工作,但就是写不出来,造成“哑巴吃黄连,有苦说不出”的尴尬场景出现。

  其实,我们在做工作汇报PPT时,会陷入的一个误区,叫做:APK综合症。APK综合症就是:汇报者更关心的是,他把什么东西放到了汇报中,而不是听众可以从中获取什么。很多人都会犯一个通病,那就是:我要把尽量多的信息都放到汇报片子中,特别是在使用一些图表时,看似信息很多,但是却因为使用了一系列根本无关和难以理解的图表信息,反而使得图表的价值大大降低。为了做好汇报,我们前期的准备工作肯定是会采集大量的原始数据和信息,但是这些没有经过加工的原始信息是杂乱无章的,是没有多大意义和价值的。

  我们产生价值的地方,就是通过自己的思考,把这些杂乱无章的信息进行整合,提炼出有价值的东西,这才会是对方感兴趣的东西。做汇报,一定不是一味的“给予”。做汇报,是要给听众传达信息,只有你传达的是他想要获取的信息和他最关心的信息时,才会起到更好的效果。所以说,一定要首先想清楚对方想要听的是什么。所以APK综合症就是主观的认为、我以为,他们需要什么内容,我就尽可能多的展现给他们。

  比如:对方的性格特征,是理性还是感性;对方的逻辑思维是怎样的。还比如:对方的工作风格,是关注大方向还是关注细节,是习惯关注人还是关注事。再比如:对方的专业方向,对汇报内容的理解程度,工作背景等等。只有对汇报对象摸透了,才可以站在对方的角度上去思考:他想通过工作汇报获得什么样的信息。这就是所谓的“投其所好”。

  一般有文字型,图文型,图片型,图表型、表格型。这也是要根据汇报对象的特点来“投其所好”,千万不能武断的用自己喜好的风格来展示,否则只会为自己的汇报片子减分。其中,文字型的要求:内容简洁,要点清晰,排列整齐,便于阅读;表格型的要求:信息量大,直观,数据体现好,要注意字体大小,突出重点。

  一定要逻辑清晰,内容简洁。无论是工作汇报还是其他类型的PPT,听众更喜欢的是听,而不是看。所以,写作思路不是完全要在PPT中展现,而是要结合PPT上简单的文字,再通过自己的嘴巴来说出来。具体技巧如下:

  1.把PPT内容进行整理归纳。用“首先、其次、第三”这样的连接词,把整体内容串起来,这样就非常有条理,讲的人能把汇报的工作内容讲清楚、讲明白,听的人也会分段式的来跟着思路去倾听和思考。

  2.讲述的时候,要注重线性沟通法则,即:先说一共讲几点,然后再分别阐述。

  3.在做工作汇报PPT前,是要做大量分析工作的,像利用思维导图软件构思或手写的方式罗列汇报纲要等等,然后再往汇报PPT中进行填充。千万不要在没有思路时直接打开PPT去写第1点是什么,第2点是什么…这样做的结果直接会导致汇报内容缺乏逻辑性。当有了思维导图或手写纲要,在汇报时,就可以告知汇报对象:通过某某方式的调研、论证、数据收集及筛选、分析,得出了现在这张片子的结果展现。有理有据,可以让你在汇报时提升一个档次。

  就是对已经发生了、产生了既成事实的内容进行展现,而数据的展现是最有说服力的。我们可能听过一句话,叫:字不如表,表不如图。这里的“图”指的是图表。

  做工作汇报PPT的总结篇章时,要用数据来体现过去发生了哪些,必不可少会用到图表的形式,而我们现在用的最多的图表格式,像柱形图、折线图、饼图、散点图、雷达图等。

  1. 运用箭头、直线、阴影或者各种颜色等图解强调特殊情况。例如:在大量的数据中,有一两个数据是我们要特别强调的,可以采用变换不同的颜色或加深字体、变大字号。也可以利用箭头来表示数据的增加趋势等。

  2. 运用“视觉性比喻”形象地表现,想要阐明的信息。视觉性比喻包括:日常能够看到的事物,比如用两只紧握的双手表示合作与共赢,用迷宫表示不知道路在何方等。这些形象的表达都可以增强想要表达含义的形象性,可以加深听众的印象。

  3. 重要图表下要配以文字说明。图表要简要直观,但对于重要图表下的文字可以详细一些。因为听众可能在听汇报的时候,没能来得及看你的文字说明,但事后可能会再仔细去看,如果图表下有比较详细的备注的话,会有利于他理解图表、看懂汇报。

  4. 制作多重图表来演示用一个图表不能表达的复杂信息,不要企图用一张PPT或者图表,表达出你所有的观点。记住一句线个观点所花的时间相同。” 将信息细分还会有利于听众吸收,可以使他们将注意力集中在一个观点上,并且可以增加易读性。

  写计划时,建议大家使用,带有数据或标准的表格,会更加直观些。表格可以一目了然看清楚,你要做哪几项事情,1、2、3、4列出来,做每件事情,要完成的时间节点是什么时候,责任人、配合人都是谁,需要哪些支持和帮助等等,一张表就可以搞定。

  在写这个板块的PPT时,建议大家使用SWOT分析法:优势、劣势、机会、威胁。这里就不赘述SWOT分析法是什么了,我们来通过一个参考格式来理解下,如何在问题及建议的板块中运用SWOT分析法。

  作为呼叫中心的管理者,你对自己所带领的团队的一次性解决率这项指标不满意,觉得还有提升的空间,但这项指标的提升又存在变数,还需要其他人的帮助时,就可以写在问题及建议里。

  目前一次性解决率在所有团队中,排名第一,老员工的一次解决率高出目标值**%。但新员工一解率只有**%。造成整体解决率较之上月下降了**%(能用数据表现的尽量用数据)

  针对这个问题,我们安排老员工对一解率低的新员工进行帮扶,帮扶一个月后的效果是***。但过程中发现,老员工过少,新员工太多,往往是1个老员工要帮带5个新员工,力不从心(既有过程,也有结果)

  *月*日前,对新员工进行分层,由评定为一解率为优的新工帮带评定为中的新工。由老员工帮带评定为差的新工。同时由管理者也负责帮带一名最差的新员工。(明确时间点、预计达到的效果,能用数据的尽量用数据)

  降低人员流失,需要人资部门配合运营项目部门做好人员稳定工作,保证优秀老员工的留存率,建议在*月*日前为第一个周期,检查效果。(明确到具体部门或个人,希望得到帮助的限定时间)

  工作汇报PPT是一门技术活,不是将工作日志的罗列汇总,而是要将自己阶段性工作的过程及效果,结合自己的思路和想法,通过带有逻辑的语言和文字展现出来。相信通过自己的不断思考,反复钻研,再借助上述的思路,大家也能在工作汇报时,游刃有余,将自己的工作成绩展现地淋漓尽致。返回搜狐,查看更多机床商务网,机床,数控机床,激光加工及相关产品采购平台和网络媒体

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